Fatturazione elettronica

Evolution permette la generazione, l'invio, la ricezione e l'importazione di fatture elettroniche senza alcun costo aggiuntivo oltre a quello di una regolare licenza, che darà accesso anche a tutte le altre funzionalità del gestionale (filosofia all-in-one).

Sarà sufficiente registrare una casella PEC secondaria (che non andrà comunicata in camera di commercio, ma solo nel portale Fatture & Corrispettivi) ed impostarla nel programma.

Per istruzioni passo-passo, fare riferimento al manuale dedicato.

Non mettiamo a disposizione alcun webservice dal momento che diamo al cliente la totale autonomia nella gestione dei canali di trasmissione che vorrà utilizzare. Difatti, Evolution si configura come uno strumento, non come un intermediario.

Dal momento che il canale PEC presenta notevoli vantaggi rispetto l'uso di un webservice proprietario, in particolare la standardizzazione dei protocolli di comunicazione, siamo in grado di fornire ai clienti che scelgono quest'opzione un sistema totalmente automatico sia per l'invio che per la ricezione di fatture elettroniche.

Tecnicamente sì, ma lo sconsigliamo. Questo perché:

1. Consultare i messaggi istituzionali sarà più tedioso, dal momento che i messaggi provenienti dal SdI - sebbene non sia necessario consultarli manualmente - andranno comunque ad intasare la posta in arrivo (almeno fino ad avvenuto processamento/contabilizzazione).
2. La casella potrebbe riempirsi più velocemente.
3. Se si usa un client di posta elettronica per consultare la PEC istituzionale (Outlook, Thunderbird, ecc.) e quest'ultimo non è configurato per lasciare la posta sul server, i messaggi del SdI verranno sottratti ad Evolution (ved. §B.5, punto 2).
4. Se vi sono tanti messaggi non pertinenti alla fatturazione nella posta in arrivo, le operazioni di ricezione (cicliche) impiegheranno molto più tempo ad essere completate.

No, la casella PEC secondaria una volta connessa ad Evolution non dovrà necessariamente essere presidiata: tutti i messaggi in arrivo - siano essi conferme di accettazione, notifiche di scarto o fatture di acquisto - saranno prelevati e processati automaticamente, e vi daremo notifica direttamente sul vostro desktop alla ricezione di ognuno di essi.

Anche l'invio avviene automaticamente, con un solo click, direttamente dall'interno del programma.

Sì, è sufficiente indicare la PEC o il codice SdI dell'intermediario nel portale Fatture & Corrispettivi, e allo stesso tempo configurare la propria PEC in Evolution.

Questa configurazione ibrida permetterà l'invio di fatture di vendita da Evolution, e la ricezione dei relativi messaggi di esito. Le fatture di acquisto, invece, saranno recapitate alla destinazione specificata nel portale.

Nessuno; il sistema di interscambio instraderà automaticamente le fatture in base a partita IVA / codice fiscale purché sia stato specificato in Fatture & Corrispettivi, come da manuale.

A quei fornitori che si appoggiano ad un intermediario che richiede obbligatoriamente l'indicazione di PEC e/o un codice SDI per fatturare andrà comunicato l'indirizzo della casella impostata, e sette zeri (0000000) come codice destinatario.

Nulla in più rispetto a quanto era già richiesto per una fattura tradizionale.

Per i clienti che si appoggiano ad un intermediario che necessita di PEC e/o codice intermediario specificati in fattura (campi entrambi facoltativi secondo le specifiche dell'AdE) è possibile specificare gli stessi nelle relativa anagrafica.

Si, è sufficiente selezionare la modalità Webservice in ? > Informazioni su Evolution > SdI. Tenere presente che:

• Sarà necessario procedere all'invio manuale del file XML di ogni singola fattura emessa (facendo click sul tasto invia verrà richiesta la posizione per il salvataggio del file), e al caricamento manuale dei file XML delle fatture ricevute (al momento, caricandole manualmente nella cartella Az*/Sdi all'interno della directory di installazione di Evolution).
• NON verrà fornita assistenza sulle incongruenze e/o altre problematiche (anche di interpretazione) segnalate dall'intermediario piuttosto che dal SdI.

I sistemi operativi Microsoft antecedenti a Windows 7 (dunque Windows XP, Windows Vista, Windows Server 2003) non garantiscono il funzionamento di molteplici componenti software utilizzate per la gestione dell'invio e ricezione di fatture elettroniche. Evolution non può essere installato né aggiornato su queste piattaforme.

E' necessario procedere all'aggiornamento del sistema operativo, se l'hardware lo consente, o all'installazione/migrazione di Evolution su un sistema più recente.

Si tratta molto probabilmente di una problematica risolvibile aggiornando.

Dare OK a tutti i messaggi d'errore, dunque procedere richiamando Servizi > Aggiornamenti non appena la finestra principale di Evolution si apre. Se il problema dovesse persistere anche a seguito dell'aggiornamento, è caldamente consigliabile catturare una screenshot in cui è visibile l'errore (o gli errori) prima di contattare il servizio di assistenza.

Abbiamo introdotto un'apposita funzione di Test richiamabile mediante pulsante omonimo in ? > Informazioni su Evolution > SdI:

Una volta premuto, verrà indicato che il test di invio/ricezione è iniziato:

A distanza di qualche minuto, dovreste ricevere una notifica di Test di invio/ricezione superato: questo indica che Evolution è riuscito ad inviare un messaggio dalla PEC alla PEC stessa, e dunque a riceverlo.

In caso contrario:

• Se appare una notifica di Test di invio fallito, vedere la sezione §B.4 delle presenti FAQ.
• Se non viene ricevuta alcuna notifica a distanza di oltre dieci minuti, vedere la sezione §B.5 delle presenti FAQ.

Le cause di fallimento in invio possono essere molteplici, pertanto è fondamentale recuperare il messaggio d'errore esatto per poter identificare in maniera precisa il problema:

1. Innanzitutto, fare click sulla notifica di errore o sull'icona del notificatore di Evolution ( ).
2. Individuare la notifica di errore nel riepilogo delle notifiche di Evolution (si tratta solitamente della prima voce nella sezione Notifiche), e fare click su di essa.

   

3. Confrontare il messaggio visualizzato con la tabella alla sezione §B.6 delle presenti FAQ.

   

Nota: Se il messaggio non compare nel notificatore ma in una finestra di dialogo (aperta da Evolution), vedere la sezione §B.6 direttamente.

Se il connettore non sembra ricevere fatture, messaggi di approvazione/scarto o notifiche di superamento del test, procedere con ordine alle seguenti verifiche:

1. Fare click sull'icona del notificatore di Evolution ( ) in prossimità dell'orologio di sistema.
   Nel pannello che si apre, verificare se viene indicato uno stato di Impossibile recuperare le fatture [...]: 

   

   Se accade, fare click sul messaggio in questione dunque confrontare l'errore visualizzato per esteso con la tabella alla sezione §B.6. delle presenti FAQ.
2. Se si usa un client di posta elettronica (Outlook, Thunderbird, Live Mail, ecc.) per accedere alla PEC impostata in Evolution, è fondamentale che sia configurato in maniera tale da lasciare la posta sul server. In caso contrario, i messaggi vengono sottratti ad Evolution, pertanto si perdono le relative notifiche.
3. Analogamente, se è stata creata una regola sulla PEC per il redirect dei messaggi ad un'altra casella, è fondamentale che venga mantenuta una copia degli stessi sulla posta in ingresso.
4. Se è stato attivato un servizio di lettura semplificata delle e-fatture fornito dal gestore della PEC, questo potrebbe spostare le fatture (o in generale i messaggi dal SdI, ma NON le notifiche di test) in una sottocartella, sottraendole ad Evolution. Questi servizi aggiuntivi andrebbero disattivati, e tutte le e-mail in un'eventuale cartella "Fatture ricevute", "Fatture elettroniche" (o analoga) andrebbero spostate nella posta in arrivo.
5. Il commercialista o altro delegato potrebbe aver cambiato la destinazione delle fatture ricevute nel portale Fatture & Corrispettivi dell'AdE. Procedere a verificare ed eventualmente a correggere secondo le istruzioni riportate nel manuale di e-fatturazione.
6. La casella posta in arrivo della PEC (specialmente nel caso in cui si usa la PEC istituzionale, ved. §A.3) potrebbe essere intasata. In tal caso è opportuno attendere fino al completamento della ricezione di tutti i messaggi da Evolution, ed eventualmente archiviare i messaggi più vecchi non pertinenti con le attività di fatturazione in un'altra cartella.
7. Potrebbe essere necessario riavviare Evolution e il relativo servizio (fare click sull'icona del notificatore in prossimità dell'orologio di sistema, quindi scegliere Esci e accertarsi che scompaia), o direttamente il PC nel quale non avviene la ricezione.
8. Se anche riavviando il servizio non si ricevono i messaggi, è possibile provare a svuotare la cache: fare click con il tasto destro sull'icona di Evolution, scegliere Proprietà dunque Apri percorso file. Posizionarsi in EvoSvc\Data, dunque eliminare il file sdi.cache

Una volta effettuate le opportune correzioni, ripetere il test di connessione come indicato alla sezione §B.3 delle presenti FAQ.

Fare riferimento alle sezioni §B.3, §B.4 e §B.5 della presente FAQ per istruzioni su come individuare eventuali stati d'errore. Segue un elenco dei messaggi d'errore più comuni e relativa risoluzione:

Errori nel servizio di notifica

Errori in Evolution

È del tutto normale. Le notifiche gialle aventi per icona una bandierina sono news pubblicate sul nostro canale, in sostituzione o complementazione (se urgenti) del tradizionale mailing, dal momento che quest'ultimo per problematiche varie (caselle piene, filtri antispam particolarmente restrittivi, ecc.) non sembra raggiungere tutti i clienti con la tempestività necessaria.

Queste voci scompariranno dal pannello del notificatore al prossimo avvio di Evolution se sono state aperte almeno una volta (click su ognuna di esse, dunque su Maggiori informazioni).

Significa che è stata tolta la spunta da Verifica certificato in ? > Informazioni su Evolution > SdI, ad esempio per ovviare un errore 75xxx durante l'invio o la ricezione, causato tipicamente da un software antivirus o antispam.

In questa modalità, Evolution non verifica l'autenticità della connessione ai server SMTPS ed IMAPS del gestore PEC, si è pertanto potenzialmente vulnerabili ad attacchi di scambio di identità (MITM), soprattutto laddove si utilizzasse Evolution su reti insicure o pubbliche.

È opportuno configurare il suddetto software di sicurezza affinché non venga effettuata la scansione del traffico e-mail cifrato (SMTPS/IMAPS) tra Evolution e la PEC, dunque riabilitare la verifica certificato per ripristinare la modalità di connessione sicura.

Significa che vi sono dei messaggi (molto probabilmente non pertinenti all'attività di fatturazione) nella PEC, che Evolution non è in grado di decifrare. Ciò accade tipicamente con le PEC istituzionali, e non causa alcun problema.

Se il messaggio riporta la dicitura non processabili (anziché "non letti"), è sufficiente provvedere ad aggiornare mediante la funzione Servizi > Aggiornamenti.

Nel caso più banale, è possibile che l'SdI non abbia ancora inviato la ricevuta di consegna alla vostra PEC, nonostante la fattura sia già stata recapitata al destinatario. In questo caso, è sufficiente attendere.

Altra casistica può essere rappresentata da un problema di ricezione, che impedisce ad Evolution di recuperare il messaggio di avvenuta consegna. Per maggiori informazioni, fare riferimento alla sezione §B.5 delle presenti FAQ.

Infine, è possibile che a causa di un problema che affliggeva le versioni precedenti di Evolution (rilasciate nei primi di Gennaio) il messaggio sia stato erroneamente contrassegnato come letto e spostato nella cartella EvoArchiviate; per queste casistiche sarà necessario ripetere la scansione della casella PEC, come illustrato alla sezione §B.12 sottostante.

A partire dalla release #275, le fatture di vendita possono assumere i seguenti stati:

		Significato
		La fattura è stata creata, ma non è stato premuto il tasto Invia Documento (oppure è apparsa una segnalazione di errore in seguito alla pressione dello stesso)
	Invio in corso...	La fattura è stata immessa nella coda di invio della PEC.
	Invio non riuscito	L'invio della fattura mediante PEC è fallito, occorre re-inviarla. Il dettaglio dell'errore viene notificato dal servizio di Evolution (fino alla chiusura dello stesso) come da istruzioni riportate alla sezione §B.4 delle presenti FAQ.
	Inviato	L'invio della fattura mediante PEC all'indirizzo di SdI specificato in ? » Informazioni su Evolution » SdI è stato completato. Se l'indirizzo è corretto, la fattura avanzerà allo stato successivo entro 24 ore.
	In elaborazione da SdI	La PEC di destinazione (SdI) ha confermato la ricezione del messaggio. A questo punto, la fattura dovrebbe apparire tra le fatture trasmesse nel portale dell'AdE.
	Approvato	Il documento è stato approvato dal SdI e recapitato al destinatario.
	Approvato (senza recapito)	Il documento è stato approvato dal SdI, tuttavia non è stato recapitato al destinatario (tipicamente accade quando il cliente è un privato, o non ha provveduto a configurare la propria PEC o codice destinatario nella sua area riservata del portale Iva & corrispettivi). Sarebbe opportuno inviare o consegnare una copia di cortesia (PDF o stampa della fattura) direttamente al cliente. Importante: Il mancato recapito dipende esclusivamente dal cliente (o dal relativo intermediario), in presenza di questa segnalazione NON va ritrasmessa la fattura al SdI.
	Respinto	La fattura è stata scartata dal SdI. Fare riferimento alla sezione §C.2 delle presenti FAQ per istruzioni sulla gestione di questa casistica.

Potrebbe essere necessario ripetere la scansione della casella PEC:

1. Innanzitutto, accertarsi di essere alla versione pià recente richiamando la funzione Servizi > Aggiornamenti.
2. Richiamare la finestra Vendite > Invio/ricezione documenti, spostandosi alla scheda Utility. Fare click sul pulsante Scansiona nuovamente la casella PEC:
   
   Dopo circa un minuto, l'inizio dell'operazione sarà notificato sul desktop:
   
3. Attendere la notifica che indica il completamento dell'operazione ( Riprocessamento PEC completato ):
   

Seguire le istruzioni alla sezione §B.12. delle presenti FAQ. Al termine, ritentare l'esportazione.

Nel caso delle fatture di acquisto, è possibile ricevere dallo stesso fornitore due o più fatture diverse il cui nome file differisce per il solo uso di lettere maiuscole/minuscole diverse (ad esempio, _ABCDE.xml e _ABCDe.xml); se fossero salvate (o scompattate dal commercialista) nella stessa cartella, a causa di una limitazione progettuale storica dei sistemi Windows, quella ricevuta per ultima andrebbe a sovrascrivere le precedenti.

Nel caso delle fatture di vendita, invece, dal momento che la nomenclatura è controllata direttamente da Evolution, il problema non sussiste.

A partire dalla release 4.1.0.401, è stata integrata in Evolution la funzione di firma digitale delle fatture elettroniche destinate alla Pubblica Amministrazione, richiedendo all'utente la selezione di un certificato/dispositivo di firma durante l'invio delle stesse:

L'elenco viene popolato utilizzando i certificati e i dispositivi di firma registrati su Windows (CNG) e compatibili con le specifiche richieste dallo SdI. Se il certificato desiderato non dovesse comparire in elenco:

1. Assicurarsi che i driver del dispositivo di firma siano stati correttamente installati sul sistema, e che sia stata completata l'operazione di Importazione del certificato*. È fortemente consigliato un riavvio del sistema a seguito della procedura, prima di ritentare l'invio della fattura.
   * La procedura varia sulla base del vendor e del modello del dispositivo di firma, fare riferimento alla documentazione del kit di firma stesso per maggiori informazioni.
2. Provare a scollegare e ricollegare il dispositivo di firma, anche utilizzando porte USB diverse, dunque fare click su Aggiorna nella finestra in figura ad ogni tentativo.
3. Verificare se il dispositivo dovesse risultare visibile dopo aver fatto click su Riavvia come amministratore nella finestra in figura. Alcuni kit di firma non consentono la firma all'utente non amministrativo, richiedendo l'elevazione del processo.
4. Ritentare l'invio della fattura dopo aver riavviato la postazione, lasciando il token o la smartcard inseriti.
5. Assicurarsi che il token o la smartcard siano funzionanti all'esterno di Evolution. In caso contrario, rivolgersi all'assistenza del provider del kit di firma.
6. Assicurarsi di aver caricato tutti gli ultimi aggiornamenti di sicurezza di Windows.
7. Provare utilizzando un kit di firma diverso o più recente.

Come qualsiasi altro programma che si interfaccia alla PEC in modalità non-interattiva (mediante IMAPS/SMTPS), Evolution non è in grado di interfacciarsi alla PEC utilizzando la sola password in presenza di autenticazione multi-fattoriale (2FA, MFA). Se ciò fosse possibile, l'autenticazione a più fattori sarebbe inefficace nel proteggere l'accesso alla casella.

Tuttavia, per sopperire a questo problema, i gestori in genere mettono a disposizione un area in cui è possibile generare delle password statiche/cifrate o token di accesso da utilizzare unicamente nelle applicazioni. Le istruzioni per la generazione della suddetta password variano per ogni gestore PEC, dal momento che ognuno di essi implementa un'interfaccia amministrativa/webmail proprietaria:

L'eventuale password generata in questo modo va poi incollata in Evolution nella finestra ? > Informazioni su Evolution > SdI, sul campo password.

Attenzione: Le password dedicate generate in questo modo in genere hanno una scadenza di alcuni mesi. Pertanto, potrebbe essere necessario ripetere la procedura di cui sopra più volte nel corso dell'anno.

Qualora il gestore non fosse elencato qui sopra, si raccomanda di disabilitare l'autenticazione multifattoriale al fine di ripristinarne la connettività con Evolution.

Se facendo click sull'icona del servizio di notifica in prossimità dell'orologio non viene visualizzato ne lo stato di Invio in corso, ne un messaggio Invio del documento [...] fallito relativo all'invio in questione, la fattura è stata spedita correttamente al SdI. Lo stesso impiegherà di norma fino a 5 giorni prima di inviare una ricevuta di accettazione o una notifica di scarto.

Alla ricezione della suddetta ricevuta o notifica, Evolution visualizzerà un popup in prossimità dell'orologio di sistema. Oltre a ciò, sarà possibile consultare lo stato delle singole fatture di vendita in Vendite > Invio/ricezione documenti.

Innanzitutto, è necessario capire quale sia il motivo di scarto. Facendo click sulla notifica "Respinta fattura per [...]" e dunque su Apri in Evolution, sarà possibile leggere il responso del SdI.

Una volta individuato il problema (aiutandosi con la documentazione dell'AdE).

È sufficiente fare click sulla notifica di "Ricevuta fattura da [...]", dunque su Apri in Evolution.

In alternativa, è possibile vedere un riepilogo delle fatture ricevute da Vendite > Invio/ricezione documenti > Fatture ricevute; facendo click sul pulsante XML sarà possibile aprire la medesima visualizzazione.

Per ora, è necessario procedere alla contabilizzazione manuale, esattamente come lo si faceva per le fatture tradizionali. Fare riferimento alla sezione §C.2. delle presenti FAQ per istruzioni su come visualizzarla o stamparla.

A breve, sarà inserita una funzionalità richiamabile direttamente dalla finestra Vendite > Invio/ricezione documenti (e direttamente dalla notifica di fattura ricevuta) per la contabilizzazione semi-automatica.

Nulla, o meglio il primo invio viene effettuato mentre il secondo invio causerà uno scarto da parte del SdI per numero documento già utilizzato.

L'indirizzo dell'SdI a cui recapitare le fatture di vendita vi viene indicato in ogni messaggio ricevuto nella PEC da parte del SdI. Attualmente, è necessario aprire la casella da webmail e recuperarlo manualmente, dunque impostarlo in ? > Informazioni su Evolution > SdI nella voce PEC di SDI.

In uno dei prossimi rilasci, l'acquisizione del nuovo indirizzo avverrà automaticamente (previa conferma da parte dell'utente).

Certo, ma al momento solo se si tratta di una fattura di acquisto, o al più di un messaggio di esito.

È sufficiente posizionarsi all'interno della directory di installazione di Evolution (destro sull'icona che si usa per lanciare quest'ultimo, dunque Apri percorso file), e infine collocare i files XML o P7M in oggetto nella cartella Az#/Sdi (dove # corrisponde al numero dell'azienda interessata, sempre Az1 nel caso di monoaziendale).

No, è sufficiente inviare copia di cortesia.

Il mancato recapito dipende dal cliente o dal relativo intermediario, il quale non ha configurato una destinazione valida (PEC o codice univoco) nella propria area riservata del portale Fatture & corrispettivi. Ciò accade tipicamente con i privati, e talvolta con alcuni utenti di portali terzi.